Prüfung des Facility-Managements

Komplexe Dienstleistungen für die Immobilie?

Oder werden sie ausgenommen wie die sprichwörtliche Weihnachtsgans?

Wer überprüft eigentlich ihr Facility-Management, ihre Hausverwaltung oder ihre Gebäudedienstleister, wie z.B. Reinigungsunternehmen und die unterschiedlichen Handwerks-, Entsorgungs- und Versorgungsunternehmen?

Wurde der Vertrag über das Facility-Management und die im Rahmen dieses Vertrages zu vergebenden Leistungen unter Wettbewerbsbedingungen am Markt ausgeschrieben?

Sind ihre Hausmeister überhaupt ausgelastet bevor Fremdfirmen eingesetztwerden?

Stimmen ihre Leistungsverzeichnisse als Grundlage der Fremdfirmenbeauftragung?

Haben sich die Verantwortlichen für die Vergabe der Reinigungsaufträge auch das Vorstrafenregister der einzelnen Mitarbeiter der Reinigungsfirmen zeigen lassen?

Gehört es bei ihnen zur Routine, sich ein polizeiliches Führungszeugnis dieser in der Regel nach Dienstschluss in ihren Räumen tätigen Mitarbeiter der Reinigungsfirmen vorlegen zu lassen?

Wer ist für die Leistungsabnahme verantwortlich?

Wird bei der Auftragsvergabe und der Leistungskontrolle das Vieraugenprinzip gewahrt?

Werden in ihren gemieteten und/oder vermieteten Immobilien die Mietnebenkosten- und/oder Betriebskostenabrechnungen sachgerecht erstellt, bzw. geprüft?

Wenn sie die letzten neun Fragen mit Ja beantworten können, sind sie ganz offensichtlich für Immobilien verantwortlich, die es nach der Erfahrung unserer Prüfer nicht oder nur sehr selten gibt.

Der Fairness halber, muss hier natürlich deutlich gemacht werden, dass bei ca. 50% der Immobilien, die summarische Bedeutung der Mängel, bezogen auf den Jahresverlust der Immobilie, geringer ist, als der Aufwand für eine Überprüfung durch uns. Unsere Arbeit führt jedoch in der Regel zu Einsparungen über mehrere Jahre und verschafft ihnen Sicherheit vor unangenehmen Überraschungen.

Nichts ist unangenehmer für die Verantwortlichen als ungeplante, zufällige Aufdeckungen, z.B. fehlerhafter Abrechnungen oder sogar strafrechtlicher Handlungen innerhalb des eigenen Verantwortungsbereiches.

Können sie sich vorstellen, was unternehmensintern passiert, wenn die Konkurrenz einen Spion, vorzugsweise über die nicht kontrollierten Reinigungsfirmen eingeschleust hat, der sich munter auf den üblicherweise vollen Schreibtischen bedient?

Schlimm wird es auch, wenn im Zusammenhang mit einem größeren Brandschaden festgestellt wird, dass der Brandschutz nicht hinreichend beachtet wurde. Brandabschottungen -wie leider üblich- im Rahmen von Nachinstallationen geöffnet und danach nicht geschlossen wurden. Leistungsverweigerungen des Brandversicherers sind sicherlich die harmloseste Folge, wenn zusätzlich Personenschäden zu beklagen sind und der Staatsanwalt die Verantwortlichen sucht.

Auch der Ausfall von Produktionsanlagen durch Wartungsmängel, z.B. durch den vorsätzlichen Einsatz minderwertigerer Schmierstoffe sind häufiger zu beklagen, als allgemein bekannt wird.

Die Überprüfung durch uns bringt ihnen Sicherheit und meistens auch höhere Erträge durch direkte Einsparungen und längerfristig Kostenreduzierungen durch die Verhinderung kostspieliger Instandhaltungen infolge schlechter Wartung.

Nachfolgend einige wenige Beispiele aus unserer Prüfungspraxis:

• Fremdfirmen wurden laufend beschäftigt, obwohl eigenes, handwerklich ausgebildetes Hauspersonal sich unbeschäftigt langweilte.
• Lüftungsfilter wurden zweiwöchig als gewechselt berechnet, obwohl diese tatsächlich nicht gewechselt wurden.
• Reinigungen wurden mit zu scharfen Pflegemitteln und/oder mit zuwenig Frischwassereinsatz beim Maschineneinsatz durchgeführt und damit wertvolle Granit- und Marmorböden nachhaltig und dauerhaft geschädigt.
• Fensterreinigungen wurden wöchentlich berechnet aber nur einmal im Quartal durchgeführt.
• Reinigungen wurden oberflächlich durchgeführt, um dann im Rahmen der so bezeichneten Grundreinigungen alle paar Monate zusätzlich Geld zu verdienen.
• Lüftungskanäle wurden z.B. im Krankenhausbetrieb als wöchentlich gereinigt berechnet. Tatsächlich bestand die Reinigung nur aus einem äußerlichen Abwischen der Lüftungsöffnungen.
• Maschinen und maschinelle Anlagen wurden täglich und wöchentlich als gereinigt berechnet, obwohl diese Maschinen zum Teil überhaupt nicht genutzt wurden und somit die Reinigungen weder erforderlich waren, noch erbracht wurden.
• Wartungsdienste an Maschinen und maschinellen Anlagen wurden inklusiv Schmiermittel berechnet, aber nicht und/oder mit geringwertigen Schmiermitteln erbracht.
• Aus Farbspritzkabinen wurden wöchentlich bis zu 300 Kubikmeter Farbabwässer als entsorgt berechnet, obwohl diese Kabinen auf Trockenbetrieb umgestellt worden waren und somit die Farbabwässer nicht angefallen sind.
• Dienstleistungen im Handwerksbereich wurden umfangreich, inklusiv Materialgestellung berechnet, tatsächlich aber nicht, oder mit wesentlich weniger Aufwand erbracht.
• Durch Vermischung von Lohn- und Pauschalaufträgen im Handwerksbereich wurden Immobilien- und Werksbetreiber im erheblichen Umfang geschädigt.
• Leistungsabrechnungen auf Stundensatzbasis wurden wesentlich höher als tatsächlich erbracht abgerechnet.
• Das Preisgefüge der beauftragten Dienstleister lag in einem großen Werk mit einem Instandhaltungsbudget von 60 Millionen DM jährlich bis zu 324 % oberhalb des Marktpreises für dieselben oder vergleichbare Leistungen.
• In Leistungsverzeichnissen wurden bewusst Positionen nach Art und Menge eingebaut, die für die Funktion der beauftragten Leistung nicht oder nicht in der Menge und den angekreuzten Zeitzyklen erforderlich waren.
• Werkverträge und Leistungsverzeichnisse wurden bewusst unvollständig gelassen, um dem gezielt beauftragten Unternehmen Verhandlungspotential während der Auftragsabwicklung einzuräumen.
• Ausschreibungen wurden mit unterschiedlichen Tricks manipuliert, um den vor der Ausschreibung ausgewählten Unternehmen Wettbewerbsvorteile vor den Mitbietern einzuräumen.

Hier könnten wir noch einige Seiten mit detaillierten Beispielen folgen lassen, aber sie kennen die vielfältigen Probleme sicherlich selbst, die letztendlich alle dazu führen, dass Teile ihres Budgets, ohne entsprechende Gegenleistung abgeräumt werden.

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