Adolf Krohn

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Prüfung des Facility-Managements

Komplexe Dienstleistungen für die Immobilie?

Oder werden sie ausgenommen wie die sprichwörtliche Weihnachtsgans?

Wer überprüft eigentlich ihr Facility-Management, ihre Hausverwaltung oder ihre Gebäudedienstleister, wie z.B. Reinigungsunternehmen und die unterschiedlichen Handwerks-, Entsorgungs- und Versorgungsunternehmen?

Wurde der Vertrag über das Facility-Management und die im Rahmen dieses Vertrages zu vergebenden Leistungen unter Wettbewerbsbedingungen am Markt ausgeschrieben?

Sind ihre Hausmeister überhaupt ausgelastet bevor Fremdfirmen eingesetztwerden?

Stimmen ihre Leistungsverzeichnisse als Grundlage der Fremdfirmenbeauftragung?

Haben sich die Verantwortlichen für die Vergabe der Reinigungsaufträge auch das Vorstrafenregister der einzelnen Mitarbeiter der Reinigungsfirmen zeigen lassen?

Gehört es bei ihnen zur Routine, sich ein polizeiliches Führungszeugnis dieser in der Regel nach Dienstschluss in ihren Räumen tätigen Mitarbeiter der Reinigungsfirmen vorlegen zu lassen?

Wer ist für die Leistungsabnahme verantwortlich?

Wird bei der Auftragsvergabe und der Leistungskontrolle das Vieraugenprinzip gewahrt?

Werden in ihren gemieteten und/oder vermieteten Immobilien die Mietnebenkosten- und/oder Betriebskostenabrechnungen sachgerecht erstellt, bzw. geprüft?

Wenn sie die letzten neun Fragen mit Ja beantworten können, sind sie ganz offensichtlich für Immobilien verantwortlich, die es nach der Erfahrung unserer Prüfer nicht oder nur sehr selten gibt.

Der Fairness halber, muss hier natürlich deutlich gemacht werden, dass bei ca. 50% der Immobilien, die summarische Bedeutung der Mängel, bezogen auf den Jahresverlust der Immobilie, geringer ist, als der Aufwand für eine Überprüfung durch uns. Unsere Arbeit führt jedoch in der Regel zu Einsparungen über mehrere Jahre und verschafft ihnen Sicherheit vor unangenehmen Überraschungen.

Nichts ist unangenehmer für die Verantwortlichen als ungeplante, zufällige Aufdeckungen, z.B. fehlerhafter Abrechnungen oder sogar strafrechtlicher Handlungen innerhalb des eigenen Verantwortungsbereiches.

Können sie sich vorstellen, was unternehmensintern passiert, wenn die Konkurrenz einen Spion, vorzugsweise über die nicht kontrollierten Reinigungsfirmen eingeschleust hat, der sich munter auf den üblicherweise vollen Schreibtischen bedient?

Schlimm wird es auch, wenn im Zusammenhang mit einem größeren Brandschaden festgestellt wird, dass der Brandschutz nicht hinreichend beachtet wurde. Brandabschottungen -wie leider üblich- im Rahmen von Nachinstallationen geöffnet und danach nicht geschlossen wurden. Leistungsverweigerungen des Brandversicherers sind sicherlich die harmloseste Folge, wenn zusätzlich Personenschäden zu beklagen sind und der Staatsanwalt die Verantwortlichen sucht.

Auch der Ausfall von Produktionsanlagen durch Wartungsmängel, z.B. durch den vorsätzlichen Einsatz minderwertigerer Schmierstoffe sind häufiger zu beklagen, als allgemein bekannt wird.

Die Überprüfung durch uns bringt ihnen Sicherheit und meistens auch höhere Erträge durch direkte Einsparungen und längerfristig Kostenreduzierungen durch die Verhinderung kostspieliger Instandhaltungen infolge schlechter Wartung.

Nachfolgend einige wenige Beispiele aus unserer Prüfungspraxis:

Hier könnten wir noch einige Seiten mit detaillierten Beispielen folgen lassen, aber sie kennen die vielfältigen Probleme sicherlich selbst, die letztendlich alle dazu führen, dass Teile ihres Budgets, ohne entsprechende Gegenleistung abgeräumt werden.